Как выбрать подрядчика для ИТ-процессов за 5 шагов

Когда компании стоит задуматься о передаче ИТ-процессов внешнему подрядчику и как внедрить услуги аутсорсинга за пять шагов?

Автор статьи: Алексей Герасюк
Менеджер по развитию партнёрского аутсорсинга Xerox Россия

Аналитики неслучайно называют ИТ-аутсорсинг одним из самых быстрорастущих сегментов глобального ИТ-рынка. Компании по всему миру стремятся максимально упростить внутреннюю ИТ-инфраструктуру (включает в себя персональные компьютеры, серверы, установленное программное обеспечение, системы связи, печатное оборудование, прочие компьютерные и инженерные компоненты) и снизить капитальные затраты на ее содержание.

Кроме того, развитию рынка ИТ-аутсорсинга способствует активное развитие мирового рынка облачных услуг. По оценкам Forrester Global Tech Industry Wheel, в 2018 году мировой рынок ИT-аутсорсинга вырос на 6,6% по сравнению с 2017 годом, до $537 млрд. В России темпы роста выше — 10–20% в год, так как рынок развивается с нуля. По оценке международной исследовательской компании IDC, объем российского рынка ИТ-услуг в 2017 году составил $5,1 млрд, а в 2018-м — $5,4 млрд. Эксперты ожидают, что в 2019 году рынок продолжит расти.

Когда ИТ становится головной болью

В процессе развития любая компания не только открывает перед собой новые возможности, но и сталкивается с проблемами. Одна из таких проблем — непрофильные бизнес-процессы. Чем крупнее компания, тем сложнее ей эффективно управлять ими.  Согласно данным нашего исследования, от 10 до 50% эффективного ИТ-ресурса российских компаний тратится на такие непрофильные процессы, как:

• управление запасами расходных материалов,
• мелкий ремонт,
• сбор статистики,
• обучение сотрудников.

А ведь у каждой компании есть и другие издержки, которые сложно подсчитать. 

К переходу на аутсорсинг, как и к любому изменению, надо подходить без спешки, точно понимая, что можно вывести за периметр внутренней ИТ-инфраструктуры и как это будет происходить.

1. Шаг первый: определите проблемные точки

Проанализируйте, на какие непрофильные ИТ-задачи сотрудники тратят больше всего времени. Это главный критерий выбора приоритетных направлений оптимизации. 

2. Шаг второй: найдите оптимальные варианты сокращения затра

После того как анализ проведен, можно определить, какие именно процессы стоит отдать на аутсорсинг.

Прежде всего передайте внешнему поставщику те процессы, в которых заняты высокооплачиваемые квалифицированные кадры. Тогда отдача от внедрения услуги будет максимальной.​

Практически любой профессиональный поставщик-аутсорсер предложит провести аудит текущей инфраструктуры и процессов. Также не стоит забывать про анализ бизнес-потребностей, так как существующая ИТ-инфраструктура не всегда полностью соответствует меняющимся потребностям бизнеса.

3. Шаг третий: выберите поставщика услуг ИТ-аутсорсинг

Результаты внедрения аутсорсинга напрямую зависят от добросовестности, опыта и технической оснащенности сервис-провайдера. В отличие от готового продукта услугу можно оценить только по факту ее оказания.

Поэтому при выборе поставщика необходимо обратить внимание на ряд критериев. Это:

• экспертиза и опыт. Их можно оценить, только ознакомившись с примерами реализованных проектов и отзывами заказчиков;
• гарантии результата. Компетентный провайдер будет готов договариваться о целевых показателях и контроле качества при оказании услуги;
• гибкость. Необходимо убедиться, что можно будет интегрировать процессы и адаптировать сервис с учетом меняющихся потребностей бизнеса;
• стандарты безопасности. Использование программных и аппаратных систем безопасности ведущих производителей является гарантией защиты;
• полнота и доступность отчетности. Надежный провайдер предоставит клиенту удобные и эффективные инструменты для анализа расходов и производительности.

4. Шаг четвертый: аудит и разработка решения

Чтобы в будущем не возникло проблем, поставщик услуг должен провести глубокий аудит и детальную оценку ИТ-процессов организации. Это поможет разработать индивидуальное решение, которое подойдет вашей компании и сделает оптимизацию максимально эффективной.

Для разработки индивидуального решения необходимо:

1. проанализировать бизнес-процессы, задачи и ИТ-инфраструктуру совместно с поставщиком услуг; 

2. разработать план и инструменты оптимизации;

3. заключить соглашение об уровне качества предоставляемой услуги (SLA);

4. согласовать сроки внедрения и оптимизации.

5. Шаг пятый — финальный: задел на будуще

На заключении контракта процесс не завершается. Компания будет расти, ее потребности будут меняться, а рынок — диктовать новые условия ведения бизнеса. Следовательно, получаемые услуги также должны масштабироваться и эволюционировать. Если поставщик выбран правильно, он обеспечит соответствие ИТ-инфраструктуры меняющимся потребностям бизнеса с помощью непрерывной оптимизации и проактивного сервиса. Технологии также не стоят на месте, и, имея аутсорсинговый контракт, вы сможете получать самые современные услуги и решения без дополнительных инвестиций.